مقدمه:
رسالت انسان مسلمان اقتضا می‌کند که همواره از زمان به بهترین وجه استفاده نماید.
خداوند متعال در سوره‌ی عصر می‌فرماید:
(وَالْعَصْرِ * إِنَّ الْإِنسَانَ لَفِي خُسْرٍ * إِلَّا الَّذِينَ آمَنُوا وَعَمِلُوا الصَّالِحَاتِ وَتَوَاصَوْا بِالْحَقِّ وَتَوَاصَوْا بِالصَّبْرِ)[عصر:3-1]
قسم به عصر و زمان –که انسان در خسارت و زیان است– مگر آنان که به خدا ایمان آورده و نیکوکار شدند و به‌درستی و راستی و پایداری در دین یکدیگر را سفارش کردند.
این سوره‌ی مبارکه یادآور ارزش زمان است؛ زیرا در وقت و زمان است که ایمان و عمل صالح و توصیه به حق و حقیقت و پایداری در راه هدف و آرمان‌ها صورت می‌گیرد.
در متون دینی ما مسلمانان بر استفاده از زمان بسیار تأکید شده است؛ زیرا زمان همان سرمایه و عمر آدمی است که انسان یا آن را در راه‌های بیهوده‌ی دریای غفلت غرق می‌کند و انگشت حسرت به دهان می‌برد و یا از مزرعه اعمال خود میوه‌ها و محصولات متنوعی را برداشت می‌کند و از عملکرد خود احساس رضایت می‌نماید.
یکی از بزرگان در این باره می‌گوید: «انَّ الفرص تمُرُّ مَرَّ السَّحاب فانتهزوا فُرَص الخیرِ»؛ براستی فرصت‌ها مانند ابرها می‌گذرند پس فرصت‌های نیکو را دریابید و از آن‌ها استفاده نمایید.
جزوه‌ی مدیریت زمان می‌تواند راهنمای خوبی برای رسیدن به آرمان‌ها و آرزوها باشد.
امید است از آن استفاده نماییم.
مدیریت زمان
مدیریت زمان می‌تواند فردی را در زندگی به اوج سربلندی و موفقیت برساند. هر انسانی با درست فکر کردن، برنامه‌ریزی و درست عمل کردن نتیجه مطلوبی را بدست می‌آورد. درست برعکس کسانی که بدون فکر، برنامه و عمل انتظار معجزه را دارند. در این دنیا هرکس به گونه‌ای در پی دستیابی به منافع و مصالح خویش است. اگر راه‌های رسیدن به این مهم درست انتخاب نشوند قطعاً نتیجه‌ی مطلوبی به‌دست نخواهد آمد. در این نوشته مختصر شیوه‌های استفاده‌ی بهینه از زمان و طریقه‌ی رسیدن به آمال و آرزوها طراحی شده است. شما می‌توانید از این مطالب برای رسیدن به موفقیت استفاده کنید. بیشتر مطالب از آثار برایان تریسی متفکر و صاحب نظر در امور مدیریت زمان می‌باشد. برایان تریسی سخنران ماهر، نویسنده‌ی موفق، مشاور و مربی، هر سال دویست و پنجاه هزار نفر را در زمینه‌های مختلف (موفقیت شخصی، رهبری، کارایی مدیریت، خلاقیت و...) مخاطب قرار می‌دهد. او به بیش از 500 شرکت در دنیا مشاوره می‌دهد و بیش از دو میلیون نفر را آموزش می‌دهد.
این فن به شما یاد می‌دهد که چگونه تصمیمات بهتر و سریع‌تری بگیرید و بر فعالیت‌های ارزشمند تمرکز کنید و تعویق را برای همیشه متوقف کنید؛ زیرا هنگامی که زمان بگذرد هیچ چیز جای آن را نمی‌گیرد.
مدیریت زمان
بسیاری از مردم هر روز بسیار سخت کار می‌کنند اما مقاصد واقعی خود را فراموش می‌کنند.
مدیریت زمان بیش از هر چیز دیگری، نیازمند این است که وقت خود را برنامه‌ریزی و سامان‌دهی کنید، طوری‌که خیلی زود به مهم‌ترین اهدافتان دست بیابید.
راه‌حل استفاده بهینه از زمان، سامان‌دهی و برنامه‌ریزی واضح و دقیق مقاصد به ترتیب اولویت و سپس کار کردن با تمرکز بر مهم‌ترین کارهایی است که باید انجام دهید تا به آن اهداف دست یابید.
معمولاً کمتر از سه درصد از مردم اهداف مکتوب و مشخصی دارند و در هر زمینه‌ای موفق‌ترین افراد به شمار می‌روند.
اگر برای خود اهداف مشخصی ندارید محکومید تا ابد برای فرد دیگری کار کنید. اهداف و مقاصد خود را مکتوب کنید و این کار باعث خواهد شد که اهداف مکتوب، شما را از عمومیتی سرگردان به جزئیاتی معنادار هدایت کند.
اهداف را با زبان حال ساده بنویسید. من بیست میلیون پول دارم. من امسال سه کتاب چاپ شده دارم. من یک وام پانصد میلیون تومانی برای ساخت هتل آپارتمان دارم.
نه با گذشته و نه با آینده –با حال– چون ضمیر ناخودآگاه شما تنها پیامی را که با زبان حال ساده نوشته می‌شوند، پاسخ خواهد داد.
اول باور کنید بعد به واقعیت می‌پیوندد.
ویلیام جیمز فیلسوف و استاد معروف دانشگاه‌هاروارد می‌گوید: باورها واقعیت را می‌سازند. زیگموند فروید پدر فلسفه مدرن می‌گوید: انگیزه‌ی اولیه انسان، اصل لذت است، یعنی تلاش مداوم برای رسیدن به چیزی که به ما لذت می‌دهد و احساسی خوب نسبت به خود و زندگی به ما می‌بخشد.
هرچه بیشتر درباره‌ی افراد موفق بررسی کردم، برایم آشکارتر شد که همه‌ی آن‌ها یک وجه مشترکی دارند و آن هم برای وقت و زمان ارزش زیادی قایل هستند.
بنجامین فرانکلین می‌گوید: اگر زندگی را دوست دارید وقت را تلف نکنید؛ چرا که زندگی از وقت ساخته شده است.
سعی کنید کاری را انجام دهید که دیگران نتوانند آن را انجام دهند.
کارهایی را که در حوزه‌ی اصلی کاری شماست انجام دهید تا از اهداف سازمانی عقب نمانید.
وقتی مسؤولیتی را به فردی واگذار می‌کنید، او را رها کنید جلوی دست و پایش را نگیرید تا کارش را انجام دهد.
ابزارها و تکنیک‌های مدیریت زمان
1– از یک برنامه‌ریزی زمانی استفاده کنید.
2– همیشه طبق یک فهرست کار کنید.
3– فهرست خود را به ترتیب اولویت سامان‌دهی کنید.
4– از هر سیستم مدیریت زمانی که دوست دارید استفاده کنید.
5– از سیستم 45فایلی استفاده کنید: 31روز + 12ماه + 2فایل برای 2سال آینده.
هفت ابزار برای سامان‌دهی فردی
1– از شب قبل کارتان را آماده کنید و روی میز کار بگذارید تا شب که می‌خوابید و صبح که بیدار می‌شوید فکرتان روی آن کار کند چون راحت‌تر می‌خوابید و برای فردا آماده هستید.
2– برای وقت خود برنامه‌ریزی کنید.
3– روز خود را زود شروع کنید. سحرخیز باشید هرچه زمان بیشتری را صرف فکر کردن و برنامه‌ریزی کنید، در تمام مراحل زندگی خود منسجم‌تر و سازمان یافته‌تر عمل خواهید کرد.
هرچه زن و مرد موفقی را می‌بینم همه‌ی آن‌ها افرادی هستند که صبح زود از خواب بیدار می‌شوند. معمولاً ساعت5 یا 30/5 از خواب بیدار می‌شوند تا فرصت فکر کردن و برنامه‌ریزی آن روز را داشته باشند. در نتیجه همیشه کارآمد‌تر از دیگران که تا آخرین لحظه می‌خوابند هستند.[ص96]
اگر زود از خواب بیدار شوید و روز خود را برنامه‌ریزی کنید، تمام روز آرام‌تر، آسوده‌تر، خلاق‌تر خواهید بود.
4– از یک سیستم بایگانی سازمان‌یافته استفاده کنید.
30درصد وقت کارمندان و یا مردم عادی صرف چیزهای گم شده می‌شود که به نوعی نتوانسته‌اند آن‌ها را دسته‌بندی و یا بایگانی کنند.
بهترین و ساده‌ترین سیستم بایگانی و بازیابی استفاده از سیستم بایگانی اداری رولودوکس است.
5– کارهای مهم را در ساعت اوج داخلی انجام دهید. ساعات اوج داخلی یعنی ساعاتی که شما آن را بهترین زمان برای کار می‌دانید و ساعات مفید هر انسانی معمولاً چند ساعت در روز است. یا صبح است، یا عصر است و یا شب.
6– از ماشین تحریر (تایپ) و یا ضبط صوت برای سخنرانی و یا مقالات خود استفاده کنید.
7– از مسافرت هوایی (هواپیما) برای صرفه‌جویی از وقت خود استفاده کنید، زود به فرودگاه بروید، صندلی مناسب را انتخاب کنید تا دیگران مزاحم شما نشوند.
خیلی‌ها هنگام مسافرت و زمانی که بلیت در دست دارند تا آخرین دقایق تعلل می‌کنند و سر وقت سوار ماشین، قطار یا هواپیما نمی‌شوند.این تأخیر باعث اضطراب می‌شود.
تعریف موفقیت
موفقیت فرآیند انتقال نیروهای پراکنده به یک کانال قدرتمند است.
نویسنده‌ی انگلیسی: جیمز آلن
توانایی شما در اولویت‌بندی اهداف، وظایف و فعالیت‌هایتان، راه رسیدن به کارآمدی فردی محسوب می‌شود. این چندان کار آسانی نیست. گرایش انسان به پرداختن به کارهای بی‌اهمیت و تلاش مجدانه روی کارهایی است که در بسیاری موارد اصلاً لازم نیست انجام شوند.
انتخاب آزاد
از بین کارهایی که برایتان مهم هستند اولویت‌بندی کنید که کدام یک از این کارها واقعاً ارزش بسیاری برایتان دارد. اول از آن شروع کنید و کارهای دیگر را به نسبت اهمیت دسته‌بندی کنید.
اگر شما بتوانید هر روز 2ساعت از وقت خود را صرفه‌جویی کنید. در هفته 14ساعت وقت اضافی به دست می‌آورید و در ماه 60ساعت و در سال 12×60 یعنی 720ساعت وقت اضافی بدست می‌آورید که این وقت برای راه‌اندازی یک موسسه مالی یا فرهنگی کافی می‌باشد.
نقطه‌ی آغاز موفقیت: صرفه‌جویی در وقت می‌تواند به شما کمک کند تا کارهای مهمی را در این ساعات اضافی که به دست آورده‌اید انجام دهید.
1– هر روز دو ساعت اضافه داشته باشید.
2– بازدهی و عملکرد خود را بهبود بخشید.
3– کنترل خود را بر امور افزایش دهید.
4– زمان بیشتری را برای گذراندن با خانواده داشته باشید.
در انتخاب خود آزادید
شما می‌توانید انتخاب کنید که کارآمد یا منظم باشید. تصمیم می‌گیرید که بر وظایفی با ارزش تمرکز کنید و وقت خود را صرف فعالیت‌هایی کنید که ارزش کمی به زندگیتان می‌بخشند و همیشه در انتخاب آزادید.
زندگی خود را برای کارآمدی و بهره‌وری برنامه‌ریزی کنید.
صحبت‌های مثبت را با خود داشته باشید. در این قسمت باید توجه شود که تنها صحبت کردن کافی نیست بلکه این سخن گفتن باید همچون کاشتن نهال باشد که اول جای مناسبی برای آن پیدا کرد بعد آن را در مناسب‌ترین جا غرس کرد. نتیجه‌ی حرف‌ها و نصیحت‌ها بسیار مهم‌تر از صرف سخن گفتن است.
خود را فردی موفق با کارآمدی بالا نشان دهید.
الگوی اصلی دیگران شوید.
عزت نفس داشته باشید و خودتان را دوست بدارید و برای خود شأن و جایگاهی ویژه قایل شوید. علاوه بر این انسان باید با خودش دوست باشد و عادت کند از تنهایی خود لذت ببرد و برای تقویت و رشد استعدادها و توانمندی‌های خود برنامه‌ریزی کند.
چهار مشکل در مدیریت زمان
1– در نظر نگرفتن زمان کافی
اولین مشکل در نظر نگرفتن زمان کافی برای تکمیل یک کار چند وظیفه‌ای است.
سخن ناپلئون که می‌گوید: وقتی از او می‌پرسند آیا به شانس اعتقاد دارد او جواب می‌دهد بلی اما به بدشانسی هم اعتقاد دارم؛ چون می‌دانم همیشه بدشانسی خواهم داشت، پس برنامه‌ریزی می‌کنم.
2– فرض کردن بهترین‌ها
مشکل دوم این فرض است که همه چیز به خوبی انجام خواهد گرفت. فرض کنید به مشکل برمی‌خورید پس زمان کافی و پیش‌بینی درست برای هرگونه پیش آمد را بررسی کنید.
3– عجله کردن در پایان کار
سومین مشکل در مدیریت پروژه زمانی نمود می‌یابد که تیم در پایان با عجله کار می‌کند. وقتی به دلیل نبود زمان یا پول مجبورید با عجله کار کنید پس در پایان کار دچار مشکل می‌شوید و مجبورید با عجله کار را تمام کنید که این امر باعث بی‌کیفیت شدن کارتان یا پروژه خواهد شد که مجبورید دوباره از اول شروع کنید.
4– تلاش برای چند کار به طور همزمان
چهارمین مشکل در مدیریت پروژه، تلاش برای انجام چند کار در آن واحد و ارائه‌ی کارهای بی‌کیفیت است. یا مسؤولیت‌های زیادی قبول می‌کنید که توانایی انجام همه‌ی آن‌ها را ندارید، یا مسؤولیت‌های زیادی را به دیگران محول می‌کنید که توان انجام همه‌ی آن کارها را ندارند.
مدیریت موفق پروژه
چندین عامل در موفقیت مدیریت پروژه نقش دارند، اولین و مهم‌ترین عامل، ارتباط خوب بین اعضای تیم است که مسؤول بخش‌های مختلف پروژه هستند.
1– وضوح
اولین ضرورت برای ارتباط خوب وضوح است؛ یعنی باید دقیقاً منظور خودتان را توضیح دهید تا دیگران متوجه هدف و منظورتان گردند. احساس نکنید دیگران منظورتان را می‌فهمند.
2– پایداری
مرحله بعد برای داشتن ارتباط خوب پایداری است. رهبر تیم باید صبور، خوش‌بین و مصمم بوده و پشت کار داشته باشد. یک رهبر خوب باید بهترین ویژگی‌های رهبری و برتری مدیریتی را در اختیار داشته باشد.
وقتی اشتباهی رخ می‌دهد باید خونسردی خود را حفظ کنید.
3– مقابله با ناسازگاری و عملکرد ضعیف
اگر فردی کاری را که متعهد به تکمیل آن است، انجام ندهد، نمی‌توانید از آن چشم‌پوشی کنید و وانمود کنید که این اتفاق نیفتاده است.
نمی‌توانید امیدوار باشید که مشکل رفع می‌شود. بهترین مدیران در خصوص ضرب‌الاجل و کیفیت کار اصرار زیادی دارند، شما نیز اینچنین باشید.
همه‌ی کارمندان را به بحث درباره‌ی پروژه و پیشرفت تشویق کنید.
4– جسارت خود را در بیان اعتقادات افزایش دهید
چهارمین ویژگی ارتباط خوب و کیفیت بالای مدیریت، جسارت است.
وینستون چرچیل می‌گوید: «به درستی، جسارت مهم‌ترین ویژگی انسانی است زیرا سایر ویژگی‌ها به آن بستگی دارند. مهم‌ترین نوع جسارت، قبول مسؤولیت‌های کامل نتایج و تصمیم به ایستادگی تا تکمیل کار به صورت رضایت بخش است.
اگر فقط جسارت کافی برای رسیدن به نتیجه را داشته باشید، به آن خواهید رسید. فقط باید این چیزها را بخواهید و منحصراً آن‌ها را طلب کنید و همزمان صدها چیز ناسازگار را نخواهید».
ویلیام جیمز
روان‌شناس و فیلسوف آمریکایی
هفت هدردهنده‌ی بزرگ زمان
1– تماس‌های غیر ضروری و وقفه‌های تلفنی
2– مهمانان سرزده
3– جلسات غیر ضروری
4– آتش‌نشانی یا اورژانس: حوادث غیر مترقبه و پیش‌آمدهای پیش‌بینی نشده
5 – به تعویق افتادن زمان شما را می‌دزدد. در زمان تشکیل جلسات بهتر است همه سر موعد در آن حضور یابند. تأخیر یک یا چند نفر در جلسات عملاً وقت دیگران را ضایع می‌کند و باید افراد در حفظ و رعایت زمان جلسات دقت کنند.
6– گفتگوهای بیهوده: 75درصد زمان در محل کار صرف گفتگوهای بیهوده با همکاران می‌شود که متأسفانه هیچ ربطی به کار ندارند.
7– تردید و تأخیر: این کار، کاغذ بازی و نامه‌نگاری و فعالیت‌های بیهوده و غیر ضروری را در بر دارد.
چگونگی استفاده از زمان در حال حاضر
مطالبی که بیان شد هرچند مختصر و تیتروار بود اما می‌تواند در زندگی ما تأثیر بسزایی داشته باشد. استفاده از حداقل زمان برای پرداختن به کارهای مهم خصلت انسان‌های عاقل و منضبط است، چه‌بسا کسانی هستند که برای انجام یک کار یک ساعته چندین ساعت را صرف فکر کردن و پیش‌بینی‌های غیر ضروری می‌نمایند، در حالی که هر کاری باید درجه و میزان اهمیتش برایمان روشن شود که چقدر وقت لازم داریم تا آن را انجام دهیم. خریدن روزنامه، میوه، شارژ نیازی به فکر کردن ساعتی ندارد اما وقتی می‌خواهید راجع به توسعه‌ی پایدار در یک جامعه در حال گذار بنویسید طبیعتاً این کار نیازمند زمان بیشتری است. آخرین سخن با انسان‌های مسؤول و دعوتگران مسلمان است که زمان یعنی عمر و سرمایه زندگی، اگر از این سرمایه در راه درست و صحیح استفاده نشود در دنیا و قیامت از آن بازخواست خواهد شد. اگر زندگی انسان‌های موفق را مورد بررسی قرار دهیم مطمئناً به این نتیجه می‌رسیم که آن‌ها حداکثر استفاده را از وقت خود به عمل آورده‌اند، پس برادر و خواهر محترم بهتر است زمان را دریابیم و از آن استفاده نماییم.
منبع: با اقتباس از کتاب مدیریت زمان دکتر برایان تریسی
نظرات